1. Bố cục trang

1. Phân cấp bằng màu sắc

Thay đổi màu sắc và thêm màu nền có thể rất hiệu quả để tạo ra sự phân cấp. Các thầy cô hãy xem ví dụ này:

Trong slide trên, ta thấy rằng tiêu đề chính được thể hiện rất nổi bật bằng nền vàng, màu chữ tím đậm. Nhìn qua đã thấy ngay nội dung chính của trang slide. Kích thước chữ cũng to hơn nội dung phía dưới.

Tiêu đề phụ có màu vàng và nội dung thì có màu trắng. Bằng trực giác, não của người xem có thể tuân theo thứ tự được tạo ra bởi những tông màu đó, vì sắc độ đầu tiên nổi bật hơn.

Như vậy, chỉ cần sử dụng màu sắc, chúng ta có thể tạo ta được một hệ thống phân cấp trực quan. Từ sự tương phản màu, thầy cô dễ dàng thể hiện mức độ quan trọng của các nội dung trong cùng 1 slide.

2. Phân cấp bằng phông chữ

Ngoài việc sử dụng màu sắc, ta hoàn toàn có thể sử dụng các phông chữ khác nhau để phân cấp nội dung. Chú ý rằng, dù chọn phông chữ thế nào thì luôn phải ưu tiên các kiểu chữ dễ đọc.

Ta nhìn vào ví dụ dưới đây:

Tiêu đề chính để trên cùng. Các tiêu đề phụ để cùng 1 kiểu phông chữ (Kiểu Serif tạo cảm giác thanh lịch và làm cho văn bản nổi bật). Phần nội dung phía dưới để cùng một kiểu phông (Sans Serif).

Như vậy, các phần nội dung cùng cấp nên để cùng phông chữ, khiến người xem thấy được ngay sự phân cấp trong từng slide và trong cả bài PowerPoint.

3. Phân cấp bằng kích thước

Một cách quan trọng để phân cấp nội dung trong slide đó là sử dụng kích thước. Theo bản năng, bộ não của chúng ta hiểu rằng các yếu tố lớn nhất trong một slide là những yếu tố quan trọng nhất.

Cùng quan sát ví dụ dưới đây:

Nội dung chính nhất ở đây là bản đồ. Ta thấy ngay rằng nó chiếm hầu hết trang slide.

Điều quan trọng thứ hai sau bản đồ là tỷ lệ phần trăm, số và biểu tượng, hoạt động.

Yếu tố thứ ba trong slide này sẽ là nội dung giải thích. Hãy chú ý xem chúng trông nhỏ như thế nào so với các mục còn lại.

Tất nhiên, slide này đã sử dụng các khoảng trống để đạt được sự cân bằng. Các góc xuất hiện mà không có bất kỳ phần tử nào và hầu hết thông tin chiếm ở giữa slide.

4. Phân cấp bằng thành phần của các phần tử

Sự sắp xếp thứ bậc của các phần tử có thể theo chiều dọc (từ trên xuống dưới) và chiều ngang (từ trái sang phải). Nhớ quy tắc rằng các tiêu đề chính sẽ để ở trên cùng. Vậy các phần tử chính sẽ xuất hiện ở trên cùng và bên trái.

Slide trên đang hiển thị một sơ đồ. Tiêu đề nêu rõ chủ đề của slide. Nó cho thấy hệ thống phân cấp dọc và ngang. Các chủ đề quan trọng nhất xuất hiện ở bên trái: Sao Hỏa, Sao Thổ và Sao Kim là những phần thông tin đầu tiên mà người xem có thể tiếp nhận. Theo chiều dọc, sao Thổ xuất hiện phía trên sao Kim. Sơ đồ trả lời điều này trong các gạch đầu dòng giải thích.

5. Sắp xếp trực quan

Việc sắp xếp các thành phần trong slide có thể ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả truyền tải nội dung. Ta phải làm sao cho slide dễ hiểu và dễ đọc. Sắp xếp và căn chỉnh các văn bản, hình ảnh và nội dung  phù hợp với thành phần của các phần tử. Luôn lưu ý rằng, sử dụng trung tâm như một phần quan trọng nhất của slide

Ví dụ sau, chúng ta sẽ khám phá vị trí của các phần trong slide. Tiêu đề chiếm bên trái của trang chiếu và các phần nội dung xuất hiện ở bên phải, sử dụng phông chữ lớn. Sử dụng chính cấu trúc này khi bạn muốn hướng sự chú ý của người xem đến một phần thông tin cụ thể. Như bạn có thể thấy, các văn bản được căn chỉnh với các con số và với tiêu đề.

Có nhiều cách sắp xếp trực quan khác mà thầy cô có thể học và áp dụng.Thông thường, chúng ta bắt đầu đọc từ trái sang phải và từ đầu đến cuối trang. Do đó, việc sắp xếp các phần tử chú ý đến những nguyên tắc này là vô cùng hữu ích.

Trong slide sau đây, nội dung được phân cấp tạo ra một loại cầu thang. 

Nhìn sơ qua, người xem sẽ hiểu rằng, số liệu đầu tiên là quan trọng nhất. Sau đó người ta sẽ đọc tới nội dung chi tiết phía sau. Tương tự như thế, người xem cũng sẽ đọc nội dung phía trên trước, phía dưới sau.

Ngoài sắp xếp vị trí, việc tạo ra sự liên kết tốt giữa văn bản và hình ảnh cũng là chìa khóa khi thiết kế một slide tốt.

Ở trang slide trên thì tiêu đề chính, tiêu đề phụ và nội dung xuất hiện ở các kiểu chữ và màu sắc khác nhau. Chủ đề quan trọng nhất (Did you know that?) xuất hiện ở trên cùng. Căn chỉnh của các hộp văn bản xuất hiện ở giữa trang trình bày, tập trung sự chú ý của người ta vào giữa trang trình bày.

Hãy nhớ rằng việc tạo ra một thiết kế tốt cho trang trình bày của bạn rất đơn giản. Hãy tạo một hệ thống phân cấp sử dụng các màu sắc, phông chữ, kích thước và thứ tự khác nhau, đồng thời chú ý đến việc sắp xếp các yếu tố, chủ yếu là văn bản và hình ảnh.